Un contrat d’apprentissage mal renseigné peut retarder son enregistrement, la prise en charge de la formation et, selon la situation, l’accès aux aides. Le formulaire Cerfa n’est donc pas une simple formalité à expédier entre deux rendez-vous : ses dates, ses codes et ses signatures doivent correspondre à la réalité du contrat.
Le remplissage se prépare à trois : l’employeur rassemble les données administratives, le CFA confirme les éléments de formation et l’apprenti vérifie son identité et sa situation. La notice officielle aide à contrôler les rubriques. Elle est à consulter avec la version en vigueur du formulaire, car les numéros de version peuvent évoluer.
En bref
- Utilisez la version actuelle du Cerfa contrat d’apprentissage et sa notice officielle, téléchargeables depuis le site Service-Public.
- Vérifiez les coordonnées de l’employeur, l’identité de l’apprenti, les informations du CFA et le code de la certification préparée.
- Contrôlez la rémunération selon l’âge, l’année d’exécution et les règles conventionnelles plus favorables.
- Faites signer le contrat avant son exécution, puis transmettez-le à l’organisme compétent dans le délai réglementaire.
- En cas d’erreur, demandez rapidement à l’OPCO ou au service compétent la procédure de correction adaptée.
Quel Cerfa choisir pour un contrat d’apprentissage ?
Le contrat d’apprentissage est formalisé au moyen du formulaire Cerfa dédié, souvent désigné par la référence FA 13 et le numéro 10103. Il est accompagné d’une notice de remplissage, référencée 51649 dans les documents disponibles. Ces références peuvent être suivies d’un numéro de version : avant de compléter le document, téléchargez la version en vigueur plutôt que de reprendre un ancien fichier conservé dans un dossier RH.
La notice n’est pas décorative. Elle précise ce que chaque rubrique attend et aide à interpréter les champs qui ont des conséquences administratives ou financières. Elle ne remplace toutefois pas la vérification des règles applicables à la convention collective, au statut de l’employeur et à la situation de l’apprenti. Pour accéder au formulaire et aux informations officielles, partez du portail de Service-Public consacré au contrat d’apprentissage, puis contrôlez que le document correspond bien à votre cas.
Le formulaire rassemble les informations sur l’employeur, l’apprenti, le maître d’apprentissage, le contrat et la formation. Dans les faits, l’employeur complète rarement tout seul le document : le CFA détient les éléments précis concernant le diplôme, le code de certification, le rythme pédagogique et les dates de formation. L’apprenti, lui, vérifie son état civil, son niveau de formation et les éventuelles situations particulières déclarées.
Un exemple simple : une petite entreprise recrute Lina pour préparer un titre professionnel. Le dirigeant connaît le SIRET et les dates souhaitées, mais ne doit pas deviner le code RNCP ni l’intitulé exact de la certification. Il demande ces informations au CFA, puis compare les données transmises avec celles inscrites au Cerfa. Cette vérification croisée évite qu’un intitulé proche, mais incorrect, déclenche une demande de correction.
Les employeurs publics doivent aussi vérifier le circuit applicable à leur structure. Les formalités documentaires sont essentielles, mais le dépôt et la prise en charge peuvent suivre des modalités propres au versant de la fonction publique ou au financeur concerné. Le bon réflexe consiste à partir du formulaire officiel, puis à confirmer le circuit auprès de l’interlocuteur compétent.
Remplir les rubriques employeur et apprenti sans erreur
La première partie concerne l’employeur. Inscrivez la dénomination juridique exacte, les coordonnées et le SIRET de l’établissement où le contrat s’exécute. Une entreprise qui possède plusieurs sites doit sélectionner celui qui correspond réellement au lieu de travail prévu, et non recopier automatiquement le SIRET du siège. Cette distinction compte pour l’identification de l’établissement et le traitement du dossier.
Le formulaire peut aussi demander des informations sur l’effectif, le secteur d’activité ou la convention collective applicable. Pour l’IDCC, ne vous fiez pas à une recherche approximative par nom commercial : vérifiez le code sur les documents de paie ou auprès du gestionnaire de paie. Une convention collective peut prévoir une rémunération supérieure au minimum légal. Le mauvais code peut donc conduire à appliquer un plancher inadapté.
La rubrique de l’apprenti doit correspondre à ses documents officiels : nom et prénoms, date de naissance, coordonnées et informations relatives à sa situation antérieure. Relevez le numéro de sécurité sociale avec attention, sans le reconstituer de mémoire. La nationalité, le dernier diplôme ou titre préparé et les situations particulières doivent également être renseignés lorsqu’elles sont demandées. Si l’apprenti est mineur, prévoyez la signature de son représentant légal.
Le CFA est un partenaire de vérification, pas un simple destinataire du contrat déjà rempli. Faites-lui confirmer l’intitulé exact de la formation, son code RNCP lorsque le formulaire le demande, ainsi que les dates de début en centre. Une différence entre la certification inscrite au contrat et celle réellement suivie peut bloquer la prise en charge. Le code doit être celui de la certification concernée au moment de la conclusion du contrat, pas celui d’une ancienne formation similaire.
Pour sécuriser la saisie, préparez les justificatifs avant d’ouvrir le formulaire : extrait ou fiche d’identification de l’entreprise, coordonnées du CFA, pièce d’identité de l’apprenti et éléments de paie utiles. Les informations sensibles doivent être transmises par un canal adapté et conservées selon les règles de protection des données. Une donnée vérifiée à la source vaut mieux qu’une correction tardive après dépôt.
Renseigner le maître d’apprentissage et les conditions du contrat
Le maître d’apprentissage accompagne l’apprenti dans l’entreprise et contribue à la progression de ses compétences. Sa désignation doit être réelle : inscrire un nom pour compléter le dossier ne suffit pas si la personne ne peut pas assurer le suivi quotidien. Le Cerfa demande notamment ses informations d’identité et son emploi. Vérifiez aussi qu’il remplit les conditions de qualification et d’expérience prévues par les règles applicables à la certification préparée.
Les critères peuvent dépendre de la qualification du maître d’apprentissage, de son expérience professionnelle et des textes en vigueur. La notice doit être consultée pour le cadre précis. Si l’entreprise hésite entre plusieurs salariés, le choix doit tenir compte de leur disponibilité, de leur connaissance du métier et de leur capacité à organiser des points réguliers avec l’apprenti et le CFA. Dans un établissement public, l’accord ou la validation hiérarchique nécessaire doit être obtenu avant de finaliser la désignation.
La partie consacrée au contrat fixe les dates, la durée du travail et la rémunération. La date de début d’exécution correspond au commencement effectif du travail dans l’entreprise. Elle doit être cohérente avec le calendrier de formation, même si les deux dates ne sont pas nécessairement identiques. Toute différence doit pouvoir s’expliquer par l’organisation du parcours et les règles applicables.
La rémunération minimale dépend notamment de l’âge de l’apprenti et de l’année d’exécution du contrat. Les pourcentages ci-dessous sont des repères exprimés en part du SMIC ; une convention collective ou un accord peut imposer davantage. La rémunération doit être recalculée si un changement d’âge ou d’année d’exécution modifie le minimum applicable. Il faut également vérifier la règle de calcul applicable à la situation précise avant d’établir la paie.
| Âge de l’apprenti | 1re année | 2e année | 3e année |
|---|---|---|---|
| Moins de 18 ans | 27 % du SMIC | 39 % du SMIC | 55 % du SMIC |
| 18 à 20 ans | 43 % du SMIC | 51 % du SMIC | 67 % du SMIC |
| 21 à 25 ans | 53 % du SMIC | 61 % du SMIC | 78 % du SMIC |
| 26 ans et plus | 100 % du SMIC | 100 % du SMIC | 100 % du SMIC |
Ces taux sont des minima de référence, pas un calcul de paie complet pour toutes les situations. L’assiette et les dispositions conventionnelles doivent être vérifiées. Le salaire inscrit sur le Cerfa doit être cohérent avec les règles réellement appliquées en paie.
Vérifier la formation, les dates et les signatures avant le dépôt
La rubrique formation décrit le parcours préparé : nom du CFA, certification visée, code correspondant et dates de formation. Le centre de formation peut confirmer ces éléments et fournir les références nécessaires. Il est utile de demander une validation écrite lorsque plusieurs intitulés proches existent, notamment si le CFA propose plusieurs parcours conduisant à des certifications différentes.
Relisez ensuite les dates comme un ensemble. Le début du contrat, le début de la formation, la fin prévue et la durée du cycle doivent former un calendrier crédible. Une erreur fréquente consiste à reprendre une date issue d’un ancien modèle, puis à oublier de modifier les autres champs. Le dossier paraît alors complet, mais les informations se contredisent.
Avant le dépôt, faites une relecture par une personne qui n’a pas rempli le formulaire. Cette méthode simple permet de repérer les chiffres inversés, les cases oubliées et les incohérences de calendrier. Pour l’entreprise de Lina, par exemple, le dirigeant vérifie le SIRET et les signatures, tandis que le CFA confirme l’intitulé et les dates pédagogiques. Chacun contrôle les informations qu’il maîtrise réellement.
- Vérifier le SIRET de l’établissement d’exécution et la convention collective.
- Comparer le code de certification et l’intitulé avec les données confirmées par le CFA.
- Contrôler l’âge, l’année du contrat et le montant de rémunération applicable.
- Vérifier les dates, la durée du travail et l’identité du maître d’apprentissage.
- S’assurer que l’employeur et l’apprenti ont signé, avec le représentant légal si nécessaire.
Le contrat doit être signé avant le début de son exécution. Il prévoit également une période de 45 jours de présence effective en entreprise, consécutifs ou non, pendant laquelle les règles particulières de rupture du contrat d’apprentissage s’appliquent. Il ne faut pas confondre ce mécanisme avec une rupture conventionnelle classique ; les démarches diffèrent, comme l’explique ce guide sur la rupture conventionnelle et ses formalités.
Une dernière relecture avant signature coûte quelques minutes ; une correction après dépôt peut mobiliser plusieurs interlocuteurs.
Déposer le Cerfa et corriger un dossier incomplet
Après signature, l’employeur transmet le contrat à l’organisme compétent pour son secteur, généralement l’OPCO pour une entreprise privée. Le dépôt doit intervenir dans le délai prévu, soit cinq jours ouvrables suivant le début d’exécution selon les règles applicables. Le CFA peut accompagner la démarche, mais l’employeur doit s’assurer que le dossier a bien été transmis et que les pièces demandées sont complètes.
Ne confondez pas l’envoi du formulaire avec la confirmation de sa bonne prise en charge. Conservez une copie du contrat signé, les justificatifs transmis et la preuve de dépôt. Notez aussi la date d’envoi et le nom de l’organisme contacté. Ce suivi évite de découvrir plusieurs semaines plus tard qu’une pièce manquait ou que le dossier a été adressé au mauvais interlocuteur.
Une erreur repérée avant transmission se corrige généralement en préparant une version propre, puis en faisant signer le document corrigé si nécessaire. Après le dépôt, ne modifiez pas unilatéralement le fichier déjà transmis. Contactez l’OPCO ou le service compétent pour savoir si une correction, un avenant ou un nouveau contrat est requis. Une erreur portant sur une information structurante — identité, dates ou certification — mérite une réponse formelle avant toute modification.
Les pièces justificatives varient selon le dossier. Un titre de séjour autorisant le travail peut notamment être nécessaire pour certains apprentis étrangers. Le contrat ou la convention de formation avec le CFA peut aussi être demandé. Il faut suivre la liste communiquée par l’organisme chargé du traitement, sans envoyer de documents inutiles contenant des données personnelles.
Dans le secteur public, vérifiez le circuit de dépôt et de financement propre à l’employeur : les modalités ne se résument pas toujours à un envoi standard à un OPCO. Les collectivités, établissements et services concernés doivent s’appuyer sur les consignes de leur interlocuteur administratif et de leur financeur. Le dossier est sécurisé lorsque le contrat signé, les justificatifs et le circuit de dépôt sont tous cohérents.
Où télécharger le Cerfa et sa notice ?
Le formulaire et sa notice sont disponibles sur les portails officiels, notamment Service-Public. Téléchargez la version en vigueur au moment de la signature et vérifiez les références indiquées dans le document.
Qui est responsable du dépôt du contrat ?
L’employeur veille à transmettre le contrat signé et les pièces demandées à l’organisme compétent, généralement l’OPCO dans le secteur privé. Le CFA peut aider à préparer le dossier, mais l’employeur doit s’assurer de son dépôt effectif.
Que faire si une erreur est découverte après l’envoi ?
Contactez rapidement l’organisme qui traite le dossier. Selon la nature de l’erreur, il pourra demander une correction, un avenant ou un nouveau contrat. Évitez de modifier seul un document déjà transmis.
Le maître d’apprentissage doit-il remplir des conditions ?
Oui. Il doit satisfaire aux conditions de qualification et d’expérience prévues pour encadrer l’apprenti. Vérifiez la notice et les règles applicables à la certification préparée, puis renseignez ses informations avec exactitude.
